Álmos Attila: Költséghatékonyság és az automatikus erőforrás-gazdálkodás összefüggései

(2008) Napjainkban a közmű és távközlési vállalatokra egyre nagyobb nyomás nehezedik a költséghatékonyság növelése érdekében. A költséghatékonyság javításának egyik lehetséges területe a – jobbára terepi munkákat végző – szerelőcsapatok munkakiosztása és ütemezése. Az automatikus erőforrás-gazdálkodás a fenti terület korszerű számítástechnikai alapokon nyugvó informatikai rendszerrel történő támogatását célozza meg. A megoldás többirányú előnyt is biztosít. Elsősorban az erőforrás-allokációs és munkaütemezési eredmények jelentős javulása látható, de emellett az ütemezési feladat gépi megoldásával felszabadulnak az eddig erre a tevékenységre lekötött humán erőforrások is. Az automatikus erőforrás-gazdálkodáshoz kialakított ütemezési modellben adott munkáknak erőforrásokhoz történő rendelése, illetve végrehajtási időpontjuk rögzítése történik. Az összerendelés és beütemezés során számos kényszerfeltételt kell figyelembe venni. A megcélzott költségalapú erőforrás-gazdálkodási modellben az ütemterv minden eleme költségvonzatokon keresztül kerül megítélésre. A különféle jellegű költségek egymáshoz viszonyított súlyainak változtatásával elérhető a vállalat rövidebb és hosszabb (stratégiai) távra szóló elvárásainak támogatása.

Az automatikus erőforrás-gazdálkodás előnyei

Az automatikus erőforrás-allokáció több lényeges előnyt is hordoz magában. Míg a hagyományos megoldással a heti terv összeállítási munkája egy régióra nézve is több embernapot emészt fel, az automatikus megoldás szinte minden terhet a gépre helyez. A másik lényeges haszon, hogy az elkészült ütemterv költségvonzata számottevően kedvezőbben alakul az automatikus ütemező esetén, mint amit humánalapon el lehet érni. Az alapadatokban, azaz az elvégzendő munkák és a rendelkezésre álló műszakok halmazában utólag adódó változások (például betegség miatt kieső csapatok, tömegesen jelentkező nem várt munkák) újabb ütemezési feladatok végrehajtását igénylik (átütemezés, újraütemezés). A hagyományos esetben ez további emberi munkaidőt emészt fel. Emellett a humánalapú átütemezéssel, újraütemezéssel tovább romlik az eredetileg is kedvezőtlen terv költséghatékonysága. Kivételesen nagy számú hiba elhárítása esetén (például vihar idején) különösen nehéz munkát jelent a sok munka megfelelő kezelése, a költséghatékony és hatásos munkairányítás kivitelezése. A gépi megoldás ebben az esetben még inkább előnyösnek bizonyul.

Az ütemezési probléma bemutatása

Az ütemezési feladat alapvetően munkák végrehajtásának ütemezését és erőforrásokhoz történő kiosztását jelenti. A fő cél a munkák elvégzéséből és az erőforrások felhasználásából adódó költségvonzatok vállalati szinten történő csökkentése, a lehetőségekhez mért minimalizálása. A továbbiakban minden szempont megítélése, értékelése költségalapon történik, legyen az valós vagy fiktív költségtényező. Ennek az értékelési elvnek az az előnye, hogy összehasonlíthatóvá válnak az egyes követelmények, könnyen eldönthető, megéri-e javítani az egyik összetevőn egy másik kárára.

Az erőforrások oldaláról általában a következő költségek merülnek fel. Az egyik leglényegesebb összetevő (napjainkban egyre növekvő súllyal) az utazási költség, mely az erőforrásoknak a terepi munkákhoz történő mozgatásából adódik. A másik fontos költségtényező az állásköltség, mely az adott időszakban rendelkezésre álló erőforrás kihasználatlanul, munka nélküli állás idejére vonatkozik. A munkák oldaláról adott munkának különböző időkorlátjai lehetnek, késedelmes elvégzés növekvő költséget vonhat maga után. Lehetnek jogszabályi, szerződési határidők (SLA-k), szolgáltatás kiesésből származó gazdasági hátrányok, ezek is költségként jelentkeznek. További költségelést okoz, ha adott erőforráshalmazt tekintve elmarad a munka végrehajtása, azaz későbbi időre halasztódik (ez a maximális késedelmi költség alapján kalkulálható). Az erőforrásoknak van rendelkezésre állási idejők, ezek a mőszakok. A munkákhoz pedig a végrehajtási ablakuk kötődik. A munkákat és az erőforrásokat időben és térben egyszerre kell tudni kezelni. Egyrészt a saját időablakaik, másrészt a hozzájuk kötődő költségek időfüggését kell figyelembe venni. A térbeli elhelyezkedésekből adódnak az utazási idők. Térben szétszórtan helyezkednek el a munkák, mint ahogy az erőforrások telephelyei, mőszak kiindulási, végállomási helyei is. A munkák és erőforrások engedélyezési mátrixa adja meg, hogy adott (elemi) munkát mely erőforrás képes elvégezni. Gyakorlatilag ezen a mátrixon keresztül jutnak érvényre a különféle kompetenciák (szakmai, területi ismeretek, csapatlétszám elvárások). Ezek között lehetnek szigorúbbak és enyhébbek, melyektől bizonyos esetekben el is lehet tekinteni. Például a valós kompetencia okok nélkül alkalmazott területi megkötések felszabadíthatók, hiszen a gépi ütemező egészen nagy területeket is képes kezelni. További hatékonyságjavulást okozhat, ha a szerelőkocsikban növekszik a kompetenciák száma, azaz többféle munkához is alkalmassá válnak az erőforrások. Ahogy növekszik az engedélyezett munka­erőforrás párok száma, úgy érhetők el egyre alacsonyabb költségő ütemtervek. Fontos feladat a különböző költségtényezők súlyozása. Ezzel oldható meg az egyes vállalati stratégiai célok vagy rövidebb távú elvárások támogatása. Példaként előfordulhat, hogy a MEH mutatók alapján az év hátralevő részében csökkenteni kell a kiesési, hibaelhárítási időket, a kiesett fogyasztók számának, legrosszabbul ellátott fogyasztók kiesési időinek az értékét; a bekövetkezett üzemanyagár­emelkedés miatt csökkenteni érdemes az utazási időket; vagy adott erőforrás magas bérleti, munkabér költsége miatt csökkenteni éri meg annak állásidejét. Adott modellben ezek az elvárások a különböző költségösszetevők költségparamétereivel (időszerinti együtthatóival, vagy egyszeri, például GSZ határidők megsértése miatti költségértékével) adhatók meg.

Az automatikus ütemező mőködése

Az automatikus erőforrás­allokáló mőködésének alapelvei a következők. Egy ütemezés adott területre (például régió, üzemmérnökség, vállalat) és adott időszakra (például heti, havi távlatra) vonatkozó munkáiból képzett munkahalmazra és erőforrásaiból összeálló mőszakhalmazra szól. A mőszakok tipikusan egy hetes időszakra, a munkák több hetes mennyiségben adottak. Így a hetes erőforrás­kihasználáshoz nagyobb munkaválogatási lehetőség adott, amivel kedvezőbb ütemtervek érhetők el. Az ütemező automatikusan mőködve, periodikusan fut le (például negyedóránként). Ezenkívül bizonyos esetekben, külső okok hatására (például váratlanul érkező sürgős munkák, hibaelhárítások beütemezése esetén) azonnali módban is elindítható az ütemezés. A teljes munka­és mőszakhalmazokban előfordulhatnak kötött munkák és a mőszakoknak kötött időszakaszai. Ezek ki vannak vonva az automatikus ütemező hatásköréből, mely így a maradék, szabad kapacitásoknak osztja ki a még nem rögzített munkákat.

Az automatikusan ütemezett munkák kiosztása valójában, mint javaslat jelenik meg a munkairányító számára. Lehetősége van bármelyik munkát áthelyezni, vagy egy adott csapathoz, időponthoz rögzíteni. Az ütemező periodikus lefutása során mindig csak a szabadon maradt mőszakdarabokkal és munkákkal foglalkozik. Előfordulhatnak olyan munkák, melyek eleve kikerülnek az automatikus ütemezés hatásköréből. Például az üzemzavar­elhárítási feladatok kiosztása alapvetően a munkairányító hatás­és felelősségi körébe tartozik. Ugyanakkor az ilyen különleges esetekre is adhat támogatást a munkairányító rendszer, például felajánlva a legközelebbi helyszíneken tevékenykedő, megszakítható munkákat végző csapatokat.

Az automatikus ütemező hangolása, a költségtényezők súlyozása

Az automatikus erőforrás­optimalizáló modul üzemszerő mőködéséhez elengedhetetlen a különböző költségösszetevők költségsúlyainak megfelelő beállítása, összehangolása. A különféle vállalati stratégiai célok, rövidebb távú elvárások támogatásának megfelelően eltérő költségkonfigurációkra is szükség lehet. A hangolási folyamat során az egyes költségtípusok, illetve a különböző munka­és erőforrás­kategóriáknak megfelelő költségsúlyok beállítását kell elvégezni, hogy az adott költségértékek a meghatározó célok szerint a legjobban reprezentálják az elvárásokat. Mivel az optimalizálási eljárás során az egyes tényezők egymásra hatása igen bonyolult összefüggéseket is teremthet, a hangolást egy iteratív folyamat alapján célszerő végrehajtani, melynek során fokozatosan pontosíthatók az elvárásoknak megfelelő költségsúlyok. Mivel különböző vállalati elvárások adódhatnak (lehet az utazási költségek leszorítása a főcél, de lehet az állásköltségek, vagy például bizonyos típusú munkák, hibaelhárítások esetén a késedelmességek visszaszorítása), a fenti hangolási eljárást külön­külön el kell végezni ezen esetekre. Ezentúl adódhatnak rövidtávon is olyan helyzetek, melyekre külön fel kell készíteni az automatikus ütemezőt. Ilyen lehet például nagyszámú hibaelhárítási munka hatékony kezelése (például vihar esetére).

Az ütemezések további javítása

Az automatikus ütemterv­optimalizálás bevezetésén túl további javulást lehet elérni a költséghatékonyság terén a bemeneti adatok fokozatos és ciklikus korrigálásának segítségével. Lényeges eleme az ütemtervek számításának az utazási időket szolgáló útadatbázis, illetve a munkatevékenységekre fordítandó normaidő adatok. A tervekben szereplő ütemezési adatok és a megvalósuló tényadatok összevetésével fokozatosan javíthatók a fenti bementi információk. Az adatok elemzésével, konzisztencia­vizsgálatával kiszőrhetők a különösen rossz hatékonyságú munkavégzési és utazási szokások, mellyel további költségjavulás érhető el. Az utazási és a munkavégzési idők pontos figyelemmel kiséréséhez fontos támogatást adhatnak a GPS­alapú flottakövető rendszerek. Tapasztalatok szerint rögzített munka és mőszakhalmazok mellett lazítva a munka­mőszak engedélyezés megszorításán egyre hatékonyabb, kedvezőbb költségő ütemtervek érhetők el.

Konklúzió

Az automatikus erőforrás­gazdálkodást támogató ütemező modul aktuálisan a DÉMÁSZ munkairányító rendszerének (MIRTUSZ) részeként kerül bevezetésre. Az ütemező bemeneti adataihoz egyrészt a szolgáltató szakembereivel végzett konzultáció alapján kialakított normarendszer és képesítési adatok szolgálnak alapul. Másrészt a különböző költségtényezők beállítása, összehangolása jelent fontos feladatot. Ezáltal lehetővé válik, hogy a munkák késedelmes végrehajtása mellett az utazási költségek és az állásidővel járó veszteségek is lényegesen csökkenjenek a humán alapon végzett ütemezéshez képest.

Az áramszolgáltatóknál jellemzően egyszerőbb, de nagy számú elemi munkák elvégzésének beütemezésére van szükség. Ezen munkafeladatok hossza általában néhány órában (1/2 óra – 4 óra tartományban) mérhető, és az egyes feladatok között nincs szakmai összefüggés, egymástól függetlenül ütemezhetők (csak az elérhető erőforrások és a tér­időbeli következmények számítanak). Ebben az esetben lényeges megtakarítás érhető el az utazási költségek leszorításával, míg az állásidők és a késedelmes munkavégzések is alacsony szinten tarthatók. Ugyanakkor vannak olyan szakági alkalmazások is, ahol a munkák jellege jelentősen eltér a fentiektől. Például a vízmőves ütemezési problémák esetén jellemzően hosszabb időtartamra (akár több hétre) kiterjedő munkákat kell kiosztani, mely komplex feladatok több elemi munkára bonthatók le. Ezek az elemi munkák különböző erőforrásigényeket támasztanak és eltérő időbeli jellemzőkkel rendelkeznek. Az elemi munkák, mint részfeladatok között különböző időbeli függőségeket is be kell tartani (például egyidejőség, egymásutániság, minimális, maximális követési időkorlát). Ebben az esetben, mivel eleve kevesebb utazásra van szükség, az optimalizálásnak az utazási időre vonatkozóan általában kisebb fontossága van, inkább az időbeli korlátok, késedelmek és az állásidők minimalizálásán van a hangsúly.